Gestion pratique du séjour

La maison des vacances

Gestion des invités, chambres, repas & dépenses

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Tableau de bord

Invités

Carnet de contacts Pour sauvegarder vos invités/coordonnées et les réutiliser (autre appareil, année suivante).

Ajouter ou modifier un invité

Un invité = une famille, un couple ou une personne seule. Saisissez chaque personne par son nom, avec ses propres dates et horaires d'arrivée/départ (pour ajuster les repas) et son régime. Vous pouvez modifier un groupe à tout moment.

Tous les invités

Chambres

Plans (chambres / étage / bâtiment)

Ajoutez des plans par lien (URL) d'image — léger et fiable. Intitulé (ex. « Rez-de-chaussée », « 1ᵉʳ étage », « Bâtiment A »).

Plan de l'étage (localisation des chambres)

Ce plan sert à situer chaque chambre sur la page invité (repère 📍). Par défaut, le plan du château est utilisé (chambres placées automatiquement). Importez le vôtre pour le remplacer — vous placerez alors le repère de chaque chambre à la main (fiche chambre → « Position sur le plan »).

Équipements par défaut

Liste des équipements proposés pour chaque chambre. Cochez ceux présents par défaut dans une nouvelle chambre ; ajoutez ou supprimez des équipements. Vous pourrez ensuite cocher/décocher au cas par cas dans chaque fiche de chambre.

Besoin en chambres par jour

Créez les chambres, puis placez les personnes par leur nom, sur une période. Après un départ, une même chambre peut être réattribuée à d'autres occupants. Renommer une chambre ou retirer un occupant se fait directement sur sa fiche.

Import en masse (CSV / Excel)
Téléchargez le modèle, complétez-le dans Excel, enregistrez-le au format CSV, puis importez-le. Colonnes : Nom de la chambre, N° Chambre, Bâtiment, Étage, Lits, Twin, Double, Commentaire. Les chambres importées s'ajoutent à la liste.

Toutes les chambres

Calendrier d'occupation

Un groupe par ligne, un jour par colonne. La barre couvre la présence du groupe. Lorsque les membres d'une famille ont des dates d'arrivée/départ différentes, le groupe se détaille en une ligne par personne pour les rendre visibles. Les lignes du bas totalisent par jour le nombre de personnes, d'adultes, bébés, enfants et chambres occupées.

Repas

🕒 Horaires des repas
Horaires par défaut, affichés notamment sur l'écran du jour.
Exception d'horaire pour un jour précis (laissez vide un repas pour garder l'horaire par défaut) :

Un jour par ligne, avec l'effectif détaillé et le nombre de végétariens. Le petit chiffre en haut de chaque case indique combien de couverts pour ce repas (selon les horaires d'arrivée/départ). Un plat compte comme végétarien s'il est coché « végé » dans Mes plats. Cochez « repas partagé (buffet) » sous un déjeuner/dîner de type pizza, quiche, tarte, croque, pâtes, salades à partager… : chacun pioche dans tous les plats, les quantités se répartissent entre les plats et les non-végé peuvent aussi manger le végé.

Ratio de portion par défaut
Ces poids servent quand « portions réduites » est activé sur un repas (case sous chaque repas ci-dessous). Sinon, chaque personne compte pour une portion pleine.
week-end A adultes · B bébés · E enfants · V dont végé (compris dans le total)

Dépenses, remboursements & règlements

Les courses sont avancées par les organisateurs et réparties entre les occupants (organisateurs compris). Vous pouvez ajuster la part de chacun : l'écart apparaît dans « Reste à partager » et s'impute aux organisateurs ou à d'autres personnes avec un motif.

Une course
Nourriture : répartie selon les présences (un enfant compte pour 0,5, un bébé n'est pas compté). Alcool : réparti entre les personnes cochées.
Un remboursement déjà fait
Fiche de règlement — textes personnalisés

Ces textes apparaissent centrés sur la fiche imprimée : l'un au-dessus du tableau, l'autre en dessous. La bascule « Afficher la répartition par personne » (ci-dessous) choisit une fiche par personne ou uniquement par groupe (frais chambre / frais courses).

Check-in du lieu

État des lieux d'entrée : liste de tâches à réaliser, photos commentées et commentaire général. L'état des lieux est imprimable.

Check-out du lieu

État des lieux de sortie : liste de tâches à réaliser, photos commentées et commentaire général. L'état des lieux est imprimable.

Contacts

Carnet de contacts. Un contact peut être une personne seule, un couple ou une famille. Chaque personne a nom, date de naissance, régime/allergie et statut végétarien. Les invités déjà créés y sont ajoutés automatiquement.

Écran du jour

Page d'information à projeter sur un grand écran. Elle se met à jour en direct : l'heure défile, et toute modification (menus, arrivées, info importante…) apparaît automatiquement, y compris depuis un autre appareil quand le mode cloud est actif. Choisissez ci-dessous ce qui s'affiche.

Ce qui s'affiche
Astuce grand écran : ouvrez le plein écran, puis laissez l'onglet ouvert — la page se rafraîchit toute seule.
Journées à thème (pays)
Choisissez un pays pour un jour : l'écran prend les couleurs, le drapeau et les icônes du pays. Parfait pour un dîner à thème.
Orientation de l'écran
Choisissez selon l'écran d'affichage : Paysage (TV, ordinateur — plusieurs colonnes) ou Portrait (écran vertical, tablette/téléphone — une seule colonne).
Lien pour un autre écran
Ouvrez ce lien sur la TV / tablette / ordinateur qui affichera l'écran : il se met à jour tout seul, sans connexion, en mode plein écran du navigateur.
Nécessite le mode en ligne (cloud) et, côté serveur, le script SQL « get_screen » exécuté une fois.
L'aperçu s'ouvre en plein écran ; appuyez sur Échap ou « Fermer » pour revenir.

Préférences

Réglages du séjour : bandeau, lieu, dates, frais de chambre, organisateurs, et sauvegarde des données.

Mode de fonctionnement
Hors ligne : aucune connexion requise, les données restent sur cet appareil. En ligne : synchronisé entre appareils, connexion par e-mail/mot de passe, page invité accessible à distance.
Bandeau d'en-tête
Lieu & dates
Plan du site
Plan d'ensemble du domaine (bâtiments, extérieurs, accès…). Il s'affiche sur la page que reçoit chaque invité.
Page invité — éléments à afficher
Choisissez ce qui apparaît sur la page que reçoit chaque invité (tout est affiché par défaut).
Groupe WhatsApp
Si vous renseignez un lien, une section apparaît sur la page invité pour rejoindre le groupe.
Compté une fois par occupation, quelle que soit la durée. Une réattribution après départ = une nouvelle occupation.
Décoché : la chambre de l'organisateur est offerte (il encaisse seulement les frais des invités). Coché : l'organisateur paie sa chambre comme les autres.
Organisateur
Un seul organisateur — ce peut être une famille, un couple ou une personne seule. Les courses et les frais de chambre lui sont dus ; les remboursements vont vers lui. Il règle aussi sa propre part.
Détente du lieu
Cochez les équipements et activités disponibles. Ils seront proposés aux invités dans leur message et sur leur page.
Photo d'en-tête (page invité)
Affichée dans un encadré en haut de la page invité. Recommandé : collez un lien (URL) d'image — c'est plus léger et plus fiable qu'un fichier importé (une photo lourde peut ne pas se synchroniser vers le lien invité).
Informations pour les invités
Contact organisateur (affiché aux invités)
Repris automatiquement des adultes de l'organisateur sélectionné. S'il y a deux adultes, renseignez le téléphone et l'e-mail de chacun. Vous pouvez modifier ou ajouter un contact ici.
Envoi d'e-mail (SMTP — Gmail, Outlook…)
Pour envoyer les e-mails directement depuis Notifications via VOTRE boîte. Les identifiants sont stockés dans une table Supabase protégée (gestionnaire connecté uniquement), jamais dans les données du séjour ni dans la page. Utilisez de préférence un « mot de passe d'application » (Gmail/Yahoo avec double authentification), révocable.
Réinitialisations ciblées
Effacer une partie des données seulement, sans tout recommencer. Pensez à exporter une sauvegarde avant.
Sauvegarde du projet
Exportez un fichier de sauvegarde complet (à conserver ou réinjecter sur un autre appareil). L'import remplace toutes les données actuelles.
Bibliothèque de lieux
Enregistrez un lieu (nom, adresse, chambres, plan de l'étage, équipements) pour le réutiliser lors d'un prochain séjour sans tout ressaisir. Charger un lieu réinitialise les invités, repas et dépenses, garde vos contacts, et remet en place les chambres du lieu.
Nouveau lieu (réinitialiser)
Repartez sur un nouveau lieu. La bibliothèque de lieux est toujours conservée. Pensez à exporter une sauvegarde avant.

Notifications aux invités

Pour chaque invité, composez un message d'accueil (avant l'arrivée) et un message de départ. Les boutons ouvrent votre messagerie, WhatsApp ou SMS avec le texte pré-rempli — vous n'avez plus qu'à envoyer. Chaque invité a aussi un lien personnel vers sa page de séjour.